Rekrutmen di Indonesia: Menemukan Kandidat yang Tepat Hanyalah Setengah dari Masalah

Menemukan talenta berkualitas di Indonesia bukan hal yang mustahil. Yang lebih sulit adalah memastikan bahwa proses rekrutmen, struktur kontrak kerja, pelaporan tenaga kerja, dan penanganan data semuanya patuh terhadap peraturan ketenagakerjaan Indonesia sejak kandidat menerima tawaran. XPND mengelola rekrutmen sebagai layanan penempatan dan kepatuhan yang menyeluruh agar perusahaan Anda tidak mewarisi risiko bersama dengan karyawan baru. 

Di Mana Perusahaan Biasanya Menghadapi Masalah 

Masalah rekrutmen di Indonesia jarang muncul selama proses perekrutan berlangsung. Masalah baru terlihat setelahnya, ketika hubungan kerja sudah terbentuk dan celah kepatuhan mulai terlihat.

Anda menggunakan vendor rekrutmen informal atau headhunter individual untuk mencari kandidat. Penempatan berjalan secara operasional, tetapi pengaturan tersebut tidak terdokumentasi dengan cara yang memenuhi hukum ketenagakerjaan Indonesia, dan data tenaga kerja belum dilaporkan ke Kementerian Ketenagakerjaan. Jika diaudit, perusahaan tidak dapat membuktikan bahwa proses rekrutmennya memenuhi standar regulasi.

Anda merekrut manajer senior dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) karena peran tersebut dikategorikan berbasis proyek. Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, syarat PKWT yang sah sangat spesifik: pekerjaan harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu, bersifat musiman, atau merupakan pekerjaan percobaan. Menggunakan PKWT untuk peran yang secara substansial bersifat permanen menciptakan kewajiban hukum untuk mengonversi kontrak dan membayar kompensasi yang tidak pernah dianggarkan.

Selama proses rekrutmen, tim Anda mengumpulkan CV kandidat, dokumen identitas, dan informasi referensi. Berdasarkan UU No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP), pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data pribadi kandidat memerlukan dasar hukum yang sah, periode retensi yang ditetapkan, dan langkah keamanan yang memadai. Sebagian besar perusahaan tidak memiliki proses manajemen data kandidat yang terdokumentasi.

Anda menemukan kandidat melalui platform lowongan kerja daring dan platform tersebut membebankan biaya kepada kandidat untuk visibilitas premium atau pemrosesan lamaran. Berdasarkan Permenaker No. 18 Tahun 2024, semua biaya terkait penempatan harus ditanggung oleh pemberi kerja. Pengaturan apapun di mana kandidat membayar biaya menciptakan eksposur kepatuhan bagi platform maupun perusahaan yang merekrut.

Karyawan baru Anda sudah mulai bekerja tetapi Anda belum memperbarui Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan (WLKP). Berdasarkan UU No. 7 Tahun 1981 tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan, setiap perusahaan wajib melaporkan perubahan tenaga kerja melalui sistem SIAPkerja. Kegagalan menjaga data WLKP yang mutakhir membawa sanksi administratif dan memengaruhi profil kepatuhan perusahaan dengan Kementerian Ketenagakerjaan.

Semua ini adalah situasi yang bisa dirancang dengan benar sejak awal jika proses rekrutmen dikelola dengan kerangka regulasi sebagai panduan sejak hari pertama.

Ceritakan tentang peran yang dicari, jadwalnya, dan kekhawatiran kepatuhan yang Anda miliki. Kami akan memberikan gambaran pendekatan yang tepat.

Kerangka Regulasi yang Membentuk Rekrutmen di Indonesia

Rekrutmen dan penempatan tenaga kerja di Indonesia diatur oleh kerangka regulasi berlapis yang telah diperbarui secara signifikan sejak 2021.

UU Cipta Kerja dan peraturan pelaksanaannya membentuk kerangka utama saat ini untuk hubungan kerja. UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja dan PP No. 35 Tahun 2021 menetapkan aturan untuk kontrak kerja waktu tertentu, kerja tetap, pengaturan alih daya, jam kerja, dan pemutusan hubungan kerja. Perbedaan antara jenis kontrak bersifat material karena menentukan kewajiban pesangon, hak konversi, dan legalitas pengaturan kerja secara keseluruhan.

Permenaker No. 18 Tahun 2024 tentang Penempatan Tenaga Kerja Dalam Negeri memperbarui kerangka yang mengatur cara kegiatan penempatan tenaga kerja dilakukan di Indonesia. Peraturan ini meresmikan Model Pemberi Kerja Membayar, melarang pengaturan apapun di mana biaya penempatan atau rekrutmen dibebankan kepada kandidat. Peraturan ini juga membahas integrasi layanan penempatan dengan ekosistem digital SIAPkerja yang dioperasikan Kementerian Ketenagakerjaan.

Platform SIAPkerja, yang ditetapkan berdasarkan Permenaker No. 17 Tahun 2024, kini merupakan ekosistem digital terpusat untuk semua kegiatan terkait ketenagakerjaan termasuk penempatan kerja, pelaporan tenaga kerja, program pelatihan, dan layanan hubungan industrial. Sejak Mei 2025, pendaftaran pencari kerja di SIAPkerja diwajibkan untuk berpartisipasi dalam job fair dan program ketenagakerjaan pemerintah. Data tenaga kerja yang dilaporkan melalui WLKP diproses melalui platform yang sama.

UU No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi berlaku untuk penanganan informasi kandidat selama proses rekrutmen, termasuk pengumpulan CV, dokumen identitas, dan data referensi. Perusahaan yang mengumpulkan data pribadi kandidat tanpa dasar hukum yang terdokumentasi, periode retensi yang ditetapkan, atau langkah keamanan yang memadai melanggar UU PDP terlepas dari apakah rekrutmen pada akhirnya dilakukan atau tidak.

PKWT vs PKWTT: Keputusan Kontrak yang Berdampak Jangka Panjang 

Salah satu keputusan paling krusial dalam proses rekrutmen adalah apakah menawarkan kontrak kerja waktu tertentu atau perjanjian kerja tetap. Ini bukan sekadar preferensi komersial. Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, penggunaan PKWT hanya sah secara hukum untuk kategori pekerjaan tertentu.

PKWT dapat digunakan untuk pekerjaan yang akan diselesaikan dalam jangka waktu tertentu tidak melebihi lima tahun, pekerjaan yang bersifat musiman atau siklikal, atau pekerjaan yang bersifat penunjang dan bukan bagian dari kegiatan produksi atau layanan inti perusahaan.

PKWT tidak dapat digunakan untuk peran permanen, fungsi operasional inti, atau posisi di mana pekerjaannya berkelanjutan bukan terikat proyek. Perusahaan yang menyusun peran yang secara substansial bersifat permanen sebagai PKWT menghadapi kewajiban konversi hukum dan dapat bertanggung jawab atas pesangon dan uang penghargaan masa kerja seolah karyawan telah berstatus karyawan tetap sejak awal.

XPND memberikan saran tentang jenis kontrak sebelum penawaran dibuat, bukan setelah karyawan sudah mulai bekerja dengan struktur kontrak yang salah.

Data Kandidat dan Kewajiban UU PDP Selama Rekrutmen 

Sebagian besar perusahaan memperlakukan data kandidat sebagai sesuatu yang bersifat informal dan sementara. UU Perlindungan Data Pribadi tidak demikian.

Berdasarkan UU No. 27 Tahun 2022, setiap data pribadi yang dikumpulkan dari kandidat, termasuk nama, nomor identitas, kontak, riwayat pendidikan, dan riwayat pekerjaan, tunduk pada kewajiban perlindungan data yang sama seperti data pribadi lainnya. Perusahaan harus memiliki dasar hukum yang sah untuk mengumpulkannya, harus menginformasikan kandidat tentang tujuan dan periode retensi, harus menyimpannya dengan aman, dan harus menghapusnya ketika periode retensi berakhir atau tujuannya tidak lagi relevan.

Dalam proses rekrutmen yang umum, perusahaan mengumpulkan data kandidat dalam jumlah signifikan dari pelamar yang tidak diterima. Data ini sering disimpan tanpa batas waktu dalam arsip email atau sistem HR tanpa kebijakan retensi yang terdokumentasi. Jika subjek data meminta penghapusan atau mengajukan keluhan, perusahaan harus dapat membuktikan bahwa mereka memiliki dasar hukum yang tepat untuk menyimpannya.

XPND merancang proses manajemen kandidat agar patuh terhadap UU PDP sejak kontak pertama hingga onboarding atau penghapusan data, sehingga proses rekrutmen tidak meninggalkan liabilitas data yang tersisa.

Sedang merekrut beberapa kandidat dan tidak yakin penanganan data Anda sudah patuh? Biarkan XPND meninjau prosesnya.

Surat Edaran Kemnaker tentang Penahanan Ijazah: Praktik yang Harus Dihentikan 

Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan No. M/5/HK.04.00/V/2025 secara eksplisit melarang pemberi kerja dan penyedia layanan rekrutmen menahan ijazah atau dokumen pribadi karyawan sebagai bentuk ikatan atau jaminan kerja. Praktik ini, yang umum terutama di sektor industri tertentu, kini secara resmi dilarang berdasarkan pedoman kementerian.

Perusahaan yang memiliki karyawan yang dokumennya sedang ditahan, atau vendor rekrutmen yang mempraktikkan penahanan dokumen sebagai bagian dari pengaturan penempatan, menanggung eksposur kepatuhan langsung berdasarkan surat edaran ini. XPND tidak mempraktikkan penahanan dokumen dan menyaring mitra penempatan untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan ini.

Apa yang Dicakup XPND dalam Proses Rekrutmen 

Penyusunan posisi dan saran struktur kontrak 

Sebelum pencarian dimulai, XPND meninjau deskripsi peran, struktur pelaporan, dan durasi kerja untuk memastikan jenis kontrak yang tepat dan memastikan deskripsi posisi selaras dengan pendaftaran KBLI perusahaan. Ini mencegah masalah struktur kontrak yang muncul setelah onboarding.

Pencarian kandidat dan asesmen terstruktur 

XPND mencari kandidat melalui jaringan profesional, pendekatan langsung, dan ekosistem SIAPkerja. Asesmen dilakukan secara terstruktur dan terdokumentasi, termasuk pemetaan kompetensi terhadap persyaratan peran. Semua biaya pencarian dan asesmen ditanggung oleh XPND sebagai penyedia layanan, tidak dibebankan kepada kandidat.

Manajemen data kandidat yang patuh UU PDP 

Data kandidat dikumpulkan, diproses, dan disimpan berdasarkan dasar hukum yang terdokumentasi sesuai UU No. 27 Tahun 2022. Kandidat yang tidak terpilih datanya dihapus sesuai jadwal retensi yang ditetapkan. Eksposur perusahaan dari penanganan data kandidat dikelola dalam proses rekrutmen, bukan dibiarkan sebagai liabilitas yang tersisa.

Penyusunan kontrak kerja 

XPND menyiapkan kontrak kerja yang mencerminkan jenis kontrak yang tepat, ketentuan masa percobaan, struktur kompensasi, dan hak-hak statutori berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021. Kontrak disusun dalam Bahasa Indonesia sebagaimana dipersyaratkan hukum ketenagakerjaan Indonesia untuk penempatan dalam negeri.

Pelaporan tenaga kerja WLKP dan SIAPkerja 

Setelah setiap penempatan, XPND mengelola pembaruan WLKP melalui platform SIAPkerja untuk memastikan laporan wajib ketenagakerjaan perusahaan mencerminkan karyawan baru dalam jendela pelaporan yang dipersyaratkan. Ini menjaga profil kepatuhan Kementerian Ketenagakerjaan perusahaan tetap mutakhir.

Siap memulai pencarian atau perlu merestrukturisasi pengaturan rekrutmen yang ada? Hubungi tim kami.

Mengapa Layanan Rekrutmen

Bagi perusahaan yang memasuki atau berekspansi di Indonesia, melakukan rekrutmen dengan benar sejak awal memiliki nilai yang berlipat ganda. Karyawan yang direkrut dengan struktur kontrak yang tepat, yang datanya ditangani dengan benar, dan yang penempatannya dilaporkan dengan benar ke Kementerian Ketenagakerjaan adalah karyawan yang hubungannya dengan perusahaan dimulai di atas fondasi hukum yang bersih.

Perusahaan yang berinvestasi untuk melakukan ini dengan benar sejak tahap pencarian secara konsisten menghadapi lebih sedikit sengketa ketenagakerjaan, audit yang lebih lancar, dan restrukturisasi tenaga kerja yang lebih sederhana ketika kebutuhan bisnis berubah. Perusahaan yang memotong kompas pada proses atau menggunakan vendor yang tidak patuh menghabiskan waktu dan uang yang jauh lebih banyak untuk menyelesaikan celah kepatuhan yang terakumulasi selama beberapa siklus rekrutmen.