Administrasi HR di Indonesia: Kebijakan yang Tersimpan di Laci adalah yang Menciptakan Kewajiban Hukum

Kerangka ketenagakerjaan Indonesia berubah signifikan sejak 2021. UU Cipta Kerja menulis ulang cara kontrak kerja diakhiri. UU Kesejahteraan Ibu dan Anak memperluas hak cuti yang belum dimasukkan ke sebagian besar kebijakan perusahaan. Kewajiban pencatatan lembur kini membawa ancaman pidana bagi pemberi kerja. XPND membangun dan memelihara infrastruktur administrasi HR yang menjaga kepatuhan perusahaan Anda terhadap kerangka yang berlaku saat ini, bukan yang ada sebelum perubahan-perubahan ini.

Celah Kepatuhan yang Muncul di Saat yang Paling Tidak Tepat

Kegagalan administrasi HR di Indonesia tidak terlihat selama operasional rutin. Masalah baru muncul ketika karyawan mengajukan perselisihan, ketika inspektur Dinas Ketenagakerjaan datang berkunjung, atau ketika perusahaan mencoba mengakhiri hubungan kerja dan menemukan dokumentasinya tidak mendukung proses tersebut.

Peraturan Perusahaan Anda belum diperbarui sejak sebelum UU Omnibus. Berdasarkan Permenaker No. 28 Tahun 2014, perusahaan dengan sepuluh karyawan atau lebih diwajibkan memiliki Peraturan Perusahaan yang telah disahkan oleh Kementerian Ketenagakerjaan. Peraturan Perusahaan yang memuat ketentuan yang tidak sesuai dengan hukum ketenagakerjaan saat ini otomatis batal demi hukum pada ketentuan tersebut, tetapi perusahaan tetap terikat pada standar hukum yang benar. Ketika perselisihan muncul, perusahaan tidak dapat mengandalkan Peraturan Perusahaannya sendiri untuk mempertahankan proses yang tidak didokumentasikan dengan benar berdasarkan hukum yang berlaku.

Catatan lembur Anda tidak lengkap atau hanya dibuat dalam bentuk rekapitulasi. Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana diubah oleh UU No. 6 Tahun 2023, pemberi kerja wajib memelihara catatan akurat atas seluruh lembur yang dilakukan. Pasal 187 UU Ketenagakerjaan mengatur bahwa pemberi kerja yang melanggar peraturan lembur menghadapi sanksi pidana termasuk penjara hingga satu tahun dan denda hingga IDR 100 juta per pelanggaran. Sebagian besar pemberi kerja tidak menyadari bahwa pencatatan lembur yang buruk, bukan hanya lembur yang berlebihan, menciptakan eksposur ini.

Anda memiliki karyawan perempuan yang mengambil cuti melahirkan berdasarkan kerangka tiga bulan lama, dan tim HR Anda belum mendapat penjelasan tentang perubahan yang diperkenalkan oleh UU No. 4 Tahun 2024 tentang Kesejahteraan Ibu dan Anak (UU KIA). Hak cuti telah berubah, jadwal pembayaran gaji untuk cuti yang diperpanjang memiliki persyaratan khusus, dan larangan PHK selama cuti kini memiliki cakupan yang lebih luas. Perusahaan yang memproses kasus cuti melahirkan berdasarkan kerangka lama menciptakan pelanggaran hukum sekaligus risiko perselisihan.

Anda telah melalui proses peningkatan kinerja yang berujung pada PHK, tetapi jejak dokumentasi tidak memenuhi standar yang dipersyaratkan oleh Pengadilan Hubungan Industrial. Surat peringatan diterbitkan secara informal, tolok ukur kinerja tidak ditetapkan secara tertulis, dan PHK dikomunikasikan secara lisan sebelum surat tertulis disiapkan. Di Pengadilan Hubungan Industrial, pemberi kerja yang menanggung beban pembuktian. Celah dokumentasi menjadi tanggung jawab perusahaan.

Anda beroperasi dengan basis data karyawan yang tidak dijaga tetap mutakhir. Jabatan berubah, pusat biaya bergeser, dan beberapa karyawan bekerja di lokasi yang berbeda dari yang tercatat dalam perjanjian kerja mereka. Ketika inspeksi Dinas Ketenagakerjaan mencocokkan catatan ketenagakerjaan dengan penempatan fisik, ketidaksesuaian menciptakan temuan yang sulit diselesaikan dengan cepat.

Beberapa karyawan yang bergabung dalam enam bulan terakhir belum didaftarkan ke BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan. Pendaftaran tertunda karena dokumentasi onboarding tidak lengkap, atau karena prosesnya diasumsikan ditangani oleh tim penggajian. Berdasarkan peraturan BPJS, pendaftaran harus dilakukan sejak hari pertama kerja. Pendaftaran retroaktif menciptakan kewajiban iuran yang tertunggak dan membiarkan karyawan tanpa perlindungan selama periode celah tersebut, yang menjadi risiko perselisihan langsung jika insiden kerja atau klaim kesehatan terjadi dalam jendela waktu itu.

Tidak yakin seberapa kuat dokumentasi HR Anda bertahan terhadap kerangka yang berlaku saat ini? XPND dapat mengasesnya.

Tiga Perubahan Regulasi yang Belum Diikuti Sebagian Besar Kebijakan HR

Tiga perkembangan regulasi sejak 2021 telah secara material mengubah apa yang dipersyaratkan dari administrasi HR yang patuh di Indonesia.

UU Cipta Kerja dan PP No. 35 Tahun 2021 merestrukturisasi aturan untuk kontrak kerja waktu tertentu, prosedur PHK, dan perhitungan pesangon. Beberapa ketentuan yang menjadi standar dalam kontrak kerja sebelum 2021 kini secara hukum batal, tetapi perusahaan masih menggunakannya. Celah antara apa yang dikatakan dokumen perusahaan dan apa yang sebenarnya dipersyaratkan hukum tidak terlihat hingga perselisihan mengungkapkannya.

UU No. 4 Tahun 2024 tentang Kesejahteraan Ibu dan Anak memperkenalkan hak cuti melahirkan baru berlaku efektif 2 Juli 2024. Ibu pekerja berhak atas cuti melahirkan minimum tiga bulan, dengan perpanjangan kondisional hingga tiga bulan tambahan dalam keadaan khusus yang dibuktikan dengan surat dokter. Struktur pembayaran gaji untuk cuti yang diperpanjang bersifat spesifik: gaji penuh untuk empat bulan pertama, dan 75 persen gaji penuh untuk bulan kelima dan keenam. Pemberi kerja dilarang mem-PHK karyawan yang sedang menjalankan hak cuti melahirkan, dengan sanksi pidana berdasarkan UU Ketenagakerjaan yang berlaku untuk pelanggaran. Cuti ayah selama dua hari, dapat diperpanjang hingga lima hari berdasarkan kesepakatan, juga diformalisasikan dalam undang-undang ini.

Sebagian besar kebijakan perusahaan di Indonesia masih mencerminkan kerangka cuti melahirkan sebelum 2024. Perusahaan yang Peraturan Perusahaan atau kontrak kerjanya mendefinisikan cuti melahirkan sebagai tiga bulan tanpa ketentuan perpanjangan kondisional beroperasi dengan kebijakan yang sudah usang dan tidak dapat digunakan untuk membatasi hak karyawan berdasarkan hukum yang berlaku.

Permenaker No. 28 Tahun 2014 tentang Peraturan Perusahaan mensyaratkan Peraturan Perusahaan disahkan oleh Kementerian Ketenagakerjaan, diperbarui setiap dua tahun, dan memuat ketentuan yang tidak berada di bawah standar minimum statutori. Peraturan Perusahaan yang belum diperbarui atau tidak mencerminkan hukum yang berlaku menciptakan ilusi bahwa perusahaan memiliki kebijakan yang terdokumentasi, padahal tidak memberikan perlindungan apapun saat perselisihan timbul.

Peraturan Perusahaan: Dokumen yang Menentukan Cara Perusahaan Beroperasi Secara Hukum

Peraturan Perusahaan bukan dokumen internal yang tersimpan di laci. Ini adalah kerangka yang mengikat secara hukum yang mengatur jalannya hubungan kerja di perusahaan Anda, disahkan oleh Kementerian Ketenagakerjaan dan dapat diberlakukan dalam proses hubungan industrial.

Berdasarkan Permenaker No. 28 Tahun 2014, setiap perusahaan dengan sepuluh karyawan atau lebih wajib memiliki Peraturan Perusahaan. Peraturan ini harus disusun dalam Bahasa Indonesia, tidak boleh memuat ketentuan yang berada di bawah standar minimum untuk kewajiban ketenagakerjaan apapun, dan harus diperbarui setiap dua tahun. Jika Peraturan Perusahaan belum diperbarui, versi sebelumnya tetap berlaku tetapi perusahaan tidak memiliki dasar untuk mengandalkan ketentuan yang bertentangan dengan hukum saat ini.

Peraturan Perusahaan yang dipelihara dengan baik memberikan pemberi kerja kerangka yang dapat dipertahankan untuk manajemen kinerja, prosedur disiplin, proses PHK, dan administrasi cuti. Peraturan Perusahaan yang belum diperbarui untuk mencerminkan perubahan UU Cipta Kerja dan UU KIA memberikan kesan adanya dokumentasi tanpa perlindungan hukum yang sesungguhnya.

XPND menyusun, memperbarui, dan mengelola proses pengesahan Kementerian Ketenagakerjaan untuk Peraturan Perusahaan, memastikan dokumen mencerminkan hukum yang berlaku dan memberikan pemberi kerja kerangka yang dapat diandalkan dalam perselisihan.

Kapan terakhir kali Peraturan Perusahaan Anda diperbarui dan disahkan? Jika tidak yakin, ini saatnya untuk memeriksa.

Hubungan Industrial dan Dokumentasi PHK

PHK di Indonesia adalah proses, bukan sekadar peristiwa. Dalam kerangka ketenagakerjaan yang berlaku, PHK yang tidak dapat dibenarkan melalui proses yang terdokumentasi membawa risiko perintah pemulihan jabatan atau pembayaran pesangon berlipat ganda dari formula standar di Pengadilan Hubungan Industrial.

Persyaratan dokumentasi berbeda tergantung alasan PHK. PHK berbasis kinerja memerlukan proses peningkatan kinerja yang terdokumentasi dengan tolok ukur yang ditetapkan, surat peringatan tertulis yang diterbitkan pada interval yang tepat, dan catatan yang jelas bahwa karyawan diberi kesempatan nyata untuk meningkatkan kinerjanya. Pengunduran diri harus didukung surat pengunduran diri tertulis untuk membuktikan bahwa berakhirnya hubungan kerja atas inisiatif karyawan. PHK bersama melalui perjanjian bipartit harus didokumentasikan secara tertulis dan ditandatangani oleh kedua pihak.

XPND merancang dan memelihara sistem dokumentasi HR yang mendukung proses PHK yang dapat dipertahankan, termasuk kerangka manajemen kinerja, template surat peringatan yang selaras dengan standar hukum saat ini, dan struktur perjanjian bipartit yang memenuhi persyaratan Pengadilan Hubungan Industrial.

Administrasi Cuti Berdasarkan Kerangka Hukum yang Berlaku

Hak cuti di Indonesia lebih luas dari yang tercermin dalam sebagian besar kebijakan perusahaan, dan beberapa membawa perlindungan hukum otomatis yang tidak dapat dibatalkan oleh kebijakan internal.

Cuti melahirkan berdasarkan UU No. 4 Tahun 2024 adalah minimum tiga bulan pasca-kelahiran. Perpanjangan kondisional hingga tiga bulan tambahan tersedia untuk keadaan khusus termasuk komplikasi kesehatan pasca-melahirkan, pemulihan keguguran, atau kelahiran anak dengan komplikasi medis, semuanya dibuktikan dengan surat dokter. Gaji penuh berlaku untuk empat bulan pertama. Untuk bulan kelima dan keenam, gaji adalah 75 persen dari gaji penuh. PHK selama cuti melahirkan dilarang. Pelanggaran dikenai sanksi pidana berdasarkan Pasal 185 UU Ketenagakerjaan berupa penjara hingga empat tahun dan denda hingga IDR 400 juta.

Cuti ayah berdasarkan UU No. 4 Tahun 2024 memberikan hak kepada karyawan laki-laki atas dua hari cuti berbayar saat kelahiran anak, yang dapat diperpanjang hingga lima hari berdasarkan kesepakatan dengan pemberi kerja, atau apabila ibu atau anak mengalami komplikasi kesehatan.

Cuti tahunan sebanyak dua belas hari kerja per tahun berlaku setelah dua belas bulan masa kerja berdasarkan UU Ketenagakerjaan. Cuti yang tidak diambil tidak otomatis hangus. Apakah dan bagaimana cuti yang tidak diambil dapat dihapuskan harus diatur secara eksplisit dalam Peraturan Perusahaan.

Cuti haid selama dua hari per bulan untuk karyawan perempuan yang mengalami nyeri adalah hak statutori berdasarkan UU Ketenagakerjaan yang banyak perusahaan tidak administrasikan dengan benar karena belum membangun proses verifikasinya.

XPND memelihara catatan cuti dalam sistem yang mutakhir dan siap untuk inspeksi, serta mengelola proses verifikasi untuk kategori cuti yang memerlukan dokumentasi.

Pencatatan Lembur dan Ambang Batas Tanggung Jawab Pidana

Lembur di Indonesia membawa dua kewajiban kepatuhan yang berbeda: kewajiban perhitungan yang tercakup dalam manajemen penggajian, dan kewajiban pencatatan yang menjadi fokus khusus administrasi HR.

Berdasarkan UU Ketenagakerjaan, pemberi kerja wajib memelihara catatan yang akurat dan lengkap atas seluruh lembur yang dilakukan setiap karyawan. Ini terpisah dari perhitungan penggajian. Kewajiban pencatatan ada karena pelanggaran lembur membawa sanksi pidana berdasarkan Pasal 187 UU Ketenagakerjaan, dan dokumentasi pemberi kerja adalah bukti utama dalam setiap proses penegakan hukum.

Perusahaan yang menyetujui lembur secara lisan, mencatatnya dalam bentuk rekapitulasi di akhir bulan, atau memelihara catatan hanya untuk keperluan penggajian dan bukan untuk keperluan kepatuhan, sedang menciptakan celah dokumentasi yang menjadi risiko penegakan hukum jika perusahaan pernah diaudit atau jika perselisihan karyawan melibatkan klaim lembur.

XPND memelihara catatan lembur dalam format yang dipersyaratkan untuk keperluan kepatuhan, terpisah dari catatan perhitungan penggajian, sehingga perusahaan memiliki dokumentasi yang dapat dipertahankan di tingkat karyawan individual untuk periode apapun yang diaudit.

Mengelola lembur di berbagai karyawan dan lokasi? Biarkan XPND membangun struktur pencatatan yang melindungi perusahaan Anda.

Apa yang Dikelola XPND dalam Program Administrasi HR

Penyusunan, pembaruan, dan pengesahan Peraturan Perusahaan 

XPND menyusun dan memperbarui Peraturan Perusahaan untuk mencerminkan kerangka ketenagakerjaan saat ini termasuk perubahan UU Cipta Kerja dan UU KIA, mengelola proses pengesahan Kementerian Ketenagakerjaan, dan memantau siklus pembaruan dua tahun untuk memastikan dokumen tetap sah secara hukum.

Manajemen basis data dan catatan karyawan 

XPND memelihara catatan karyawan yang akurat termasuk perjanjian kerja, klasifikasi jabatan, lokasi kerja, struktur kompensasi, dan riwayat ketenagakerjaan. Basis data dijaga tetap mutakhir seiring terjadinya perubahan sehingga inspeksi Kementerian Ketenagakerjaan dan audit internal memiliki akses ke data yang akurat.

Administrasi onboarding dan offboarding 

XPND mengelola rangkaian administratif untuk karyawan baru dan yang akan keluar. Untuk onboarding, ini mencakup pelaksanaan perjanjian kerja, pendaftaran data karyawan, pemantauan masa percobaan, dan daftar periksa dokumentasi yang memastikan hubungan kerja dimulai dengan jejak dokumen yang lengkap dan benar secara hukum. Untuk offboarding, XPND mengelola proses clearance, dokumentasi keluar, dan memastikan semua kewajiban yang tersisa dari kedua pihak dicatat dan diselesaikan sebelum hubungan kerja secara resmi berakhir.

Pendaftaran dan manajemen keanggotaan BPJS 

XPND menangani pendaftaran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan untuk karyawan baru sejak awal masa kerja, mengelola pembaruan keanggotaan ketika data karyawan berubah, dan memproses penonaktifan ketika karyawan keluar. Ini berbeda dari perhitungan iuran penggajian: pendaftaran dan status keanggotaan adalah fungsi Administrasi HR, sementara perhitungan dan penyetoran iuran dikelola dalam siklus penggajian.

Administrasi dan verifikasi cuti 

XPND mengelola permohonan, persetujuan, dan catatan cuti untuk semua kategori cuti termasuk cuti tahunan, cuti melahirkan berdasarkan UU KIA, cuti ayah, cuti haid, dan cuti sakit. Proses verifikasi untuk kategori cuti yang memerlukan dokumentasi dirancang dan dipelihara untuk melindungi pemberi kerja dari klaim penolakan cuti yang tidak tepat.

Dokumentasi manajemen kinerja 

XPND merancang dan mengadministrasikan kerangka dokumentasi untuk proses peningkatan kinerja, prosedur disiplin, dan penerbitan surat peringatan sehingga PHK apapun yang mengikuti proses kinerja didukung oleh jejak dokumentasi yang memenuhi standar Pengadilan Hubungan Industrial.

Dukungan hubungan industrial 

XPND menyiapkan dokumentasi untuk negosiasi bipartit, perjanjian PHK bersama, dan proses mediasi Kementerian Ketenagakerjaan. Ketika perselisihan ketenagakerjaan meningkat, XPND menyediakan dukungan dokumentasi yang diperlukan untuk menyajikan posisi pemberi kerja secara akurat dan lengkap.

Membangun infrastruktur HR dari nol atau membawa sistem yang ada ke dalam kepatuhan? Hubungi XPND untuk membahas struktur yang tepat untuk perusahaan Anda.

Mengapa Administrasi HR

Bagi perusahaan yang memasuki atau berkembang di Indonesia, administrasi HR adalah fondasi yang menentukan apakah kerangka ketenagakerjaan bekerja untuk atau melawan perusahaan ketika sesuatu berjalan tidak sesuai rencana. Peraturan Perusahaan yang dipelihara dengan baik, catatan karyawan yang mutakhir, dan proses HR yang terdokumentasi tidak mencegah perselisihan. Mereka menentukan hasilnya.

Perusahaan yang mengelola administrasi HR dengan baik bukan berarti yang memiliki tim HR internal terbesar. Mereka adalah perusahaan yang dokumentasinya mencerminkan kerangka regulasi saat ini, yang prosesnya dirancang untuk hubungan kerja yang sebenarnya mereka miliki, dan yang catatannya dapat diproduksi sesuai permintaan ketika inspektur Dinas Ketenagakerjaan atau hakim Pengadilan Hubungan Industrial memintanya.