Izin Kerja (IMTA) di Indonesia: Istilahnya Sama, Prosesnya Sudah Berubah Sepenuhnya

Sebagian besar perusahaan menyebut otorisasi tenaga kerja asing di Indonesia sebagai izin kerja atau Izin Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing (IMTA). Mendapatkannya dengan benar bukan perkara mudah. Prosesnya melibatkan dua tahap persetujuan berdasarkan PP No. 34 Tahun 2021 yang sepenuhnya digital dan jauh lebih ketat dari yang diperkirakan kebanyakan tim HR. XPND mengelola proses ini dari awal hingga akhir agar tenaga kerja asing Anda terotorisasi dengan benar dan perusahaan tidak menanggung eksposur kepatuhan yang tidak perlu. 

Kesalahan yang Sering Dilakukan Perusahaan Sejak Awal

Sebagian besar masalah izin kerja di Indonesia tidak bermula dari niat yang salah. Masalah biasanya berawal dari asumsi yang keliru tentang cara kerja sistem saat ini.

Tim HR Anda sedang menyiapkan permohonan izin kerja dan masih mengacu pada proses lama yang disebut IMTA. Formulir, terminologi, dan urutannya sudah berubah. Permohonan yang dibangun di atas kerangka lama tidak akan lolos proses penilaian dua tahap Kementerian Ketenagakerjaan yang berlaku saat ini.

Anda mengajukan RPTKA dan ditolak karena jabatan yang diusulkan tidak tercantum dalam daftar posisi yang disetujui untuk kode KBLI perusahaan Anda. Pekerjaan yang sebenarnya akan dilakukan tenaga ahli asing tersebut sah secara hukum, tetapi cara pendeskripsiannya dalam pengajuan tidak sesuai dengan kriteria evaluasi Kementerian Ketenagakerjaan.

RPTKA Anda disetujui tetapi sistem keimigrasian tidak menerbitkan Visa Tinggal Terbatas (VITAS) karena data yang mengalir dari sistem Kementerian Ketenagakerjaan ke sistem keimigrasian mengandung ketidaksesuaian. Tenaga kerja asing sudah menunggu sementara tanggal mulai kerja semakin dekat.

Anda merekrut tenaga ahli asing untuk proyek jangka pendek dan mengira visa bisnis sudah cukup untuk menjalankan penugasan tersebut. Pekerjaan yang dilakukan, baik instalasi, komisioning, pengawasan teknis, maupun pelatihan, termasuk dalam definisi pekerjaan produktif berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana diubah oleh UU Cipta Kerja, dan memerlukan izin kerja terlepas dari durasinya.

RPTKA Anda mencakup kewajiban alih pengetahuan atau pendamping TKA, tetapi karyawan Indonesia yang disebutkan dalam pengajuan sudah meninggalkan perusahaan. Persetujuan awal kini memiliki celah kepatuhan yang memengaruhi perpanjangan dan berpotensi memicu audit Kementerian Ketenagakerjaan atas posisi tersebut.

XPND menemui semua situasi ini secara rutin. Dalam setiap kasus, masalahnya dapat dicegah dengan persiapan yang tepat sebelum pengajuan dilakukan.

Ceritakan posisi yang diajukan, jadwalnya, dan status saat ini. Kami akan mengidentifikasi apa yang perlu diperbaiki sebelum apapun diajukan.

Apa Arti IMTA Saat Ini dan Bagaimana Proses Persetujuannya Sebenarnya Bekerja

Ketika perusahaan menyebut izin kerja atau IMTA di Indonesia, mereka sedang membicarakan otorisasi hukum yang dibutuhkan perusahaan untuk mempekerjakan warga negara asing. Otorisasi tersebut diperoleh melalui proses dua tahap yang diatur oleh PP No. 34 Tahun 2021 dan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) No. 8 Tahun 2021.

Tahap pertama adalah Hasil Penilaian Kelayakan RPTKA (HPK RPTKA). Kementerian Ketenagakerjaan mengevaluasi apakah rencana penggunaan tenaga kerja asing yang diusulkan dapat dibenarkan. Penilaian ini mencakup kesesuaian jabatan dengan kode KBLI perusahaan, kualifikasi dan pengalaman tenaga kerja asing terhadap persyaratan posisi, masa kerja, dan rencana alih pengetahuan kepada pendamping TKA Indonesia. Penilaian dilakukan melalui sistem TKA Online dan harus diselesaikan dalam dua hari kerja setelah dokumen lengkap diterima.

Tahap kedua adalah Pengesahan RPTKA. Setelah penilaian kelayakan lulus dan Dana Kompensasi Penggunaan Tenaga Kerja Asing (DKP TKA) dibayarkan, Kementerian Ketenagakerjaan menerbitkan Pengesahan RPTKA. Dokumen ini adalah otorisasi kerja resmi sekaligus pemicu yang secara otomatis mengirimkan data ke sistem keimigrasian untuk memulai proses visa. Tidak ada pengajuan manual terpisah antara dua sistem ini.

Implikasi praktisnya adalah kesalahan dalam RPTKA langsung mengalir ke proses keimigrasian tanpa ada kesempatan koreksi di antara tahapan. Jabatan yang tidak lolos penilaian kelayakan di Tahap 1 tidak akan mencapai Tahap 2. Ketidaksesuaian data di Tahap 2 menghambat proses visa tanpa pemberitahuan penolakan yang jelas.

Dua Persyaratan yang Paling Sering Salah dalam Pengajuan RPTKA

Berdasarkan PP No. 34 Tahun 2021 dan Permenaker No. 8 Tahun 2021, dua elemen pengajuan RPTKA menghasilkan tingkat penolakan dan keterlambatan tertinggi.

Kesesuaian KBLI dengan posisi yang diusulkan 

Kementerian Ketenagakerjaan mengevaluasi jabatan yang diusulkan setiap tenaga kerja asing terhadap kode KBLI yang terdaftar oleh perusahaan sponsor di OSS. Jika kode KBLI perusahaan tidak mencakup klasifikasi yang mendukung peran yang diusulkan, penilaian kelayakan tidak akan lulus. Ini bukan sekadar pemeriksaan administratif, melainkan cerminan dari apakah perusahaan secara hukum berwenang beroperasi di sektor di mana tenaga kerja asing akan ditempatkan.

Perusahaan yang baru mengubah cakupan bisnis, menambahkan kode KBLI baru, atau merekrut untuk fungsi yang berada di batas kegiatan terdaftar mereka menghadapi risiko penolakan yang lebih tinggi pada tahap ini. XPND meninjau kesesuaian KBLI sebelum RPTKA apapun diajukan untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan risiko ini sejak awal.

Kewajiban alih pengetahuan dan pendamping TKA Indonesia 

Berdasarkan PP No. 34 Tahun 2021, setiap rencana penggunaan tenaga kerja asing harus mencakup komponen alih pengetahuan. Perusahaan harus menunjuk pendamping TKA Indonesia yang akan menerima transfer keterampilan terstruktur dari tenaga kerja asing selama masa kerja. Kewajiban ini tidak terpenuhi hanya dengan menyebutkan nama seseorang dalam pengajuan. Kementerian Ketenagakerjaan meninjau apakah rencana transfer yang nyata benar-benar ada, dan saat penilaian perpanjangan, apakah rencana tersebut benar-benar dilaksanakan.

Pendamping TKA Indonesia yang sudah meninggalkan perusahaan, atau yang namanya dicantumkan dalam pengajuan awal tetapi tidak pernah menerima transfer terstruktur apapun, menciptakan celah kepatuhan yang muncul ketika RPTKA perlu diperpanjang. XPND merancang rencana alih pengetahuan sebagai dokumen fungsional, bukan sekadar formalitas, sehingga dapat bertahan dalam tinjauan baik saat pengajuan maupun perpanjangan.

Ketidaksesuaian KBLI dan ketiadaan pendamping TKA Indonesia adalah dua penyebab penolakan paling umum. Biarkan XPND mengaudit posisi Anda sebelum pengajuan.

Penugasan Jangka Pendek dan Izin Kerja Berbasis Proyek

Tidak semua penempatan tenaga kerja asing adalah pengaturan kerja jangka panjang. PP No. 34 Tahun 2021 mengakui beberapa kategori yang berlaku untuk skenario berbasis proyek atau jangka pendek tertentu.

Untuk tenaga kerja asing yang melakukan instalasi mesin, pekerjaan kelistrikan, layanan purna jual, kontrol kualitas produksi, audit, atau kegiatan inspeksi yang berlangsung lebih dari satu bulan, RPTKA tetap diperlukan meskipun penugasannya berbasis proyek bukan hubungan kerja berkelanjutan. Ambang batas satu bulan diukur per penugasan, bukan per tahun kalender.

Untuk penugasan di bawah satu bulan yang melibatkan kegiatan teknis spesifik seperti komisioning peralatan atau dukungan teknis darurat, Permenaker No. 8 Tahun 2021 memberikan pengecualian dari proses RPTKA penuh. Namun kegiatan yang dilakukan harus benar-benar masuk dalam kategori yang dikecualikan. Melakukan pekerjaan di luar kategori ini dengan asumsi pengecualian berlaku menciptakan eksposur kepatuhan ketenagakerjaan dan keimigrasian bagi perusahaan sponsor.

Bagi perusahaan yang beroperasi di Kawasan Ekonomi Khusus (KEK), RPTKA dapat disetujui untuk masa hingga lima tahun, bukan maksimum dua tahun yang berlaku umum. Direktur dan Komisaris yang melayani perusahaan di kawasan ini pun dapat menerima izin untuk jangka waktu masa jabatan resmi mereka. Keuntungan ini hanya berlaku ketika pendaftaran OSS perusahaan mencerminkan alamat KEK yang valid dan izin usahanya sesuai dengan klasifikasi sektor kawasan tersebut.

Posisi yang Tidak Dapat Diisi oleh Tenaga Kerja Asing

PP No. 34 Tahun 2021 mempertahankan kebijakan Indonesia bahwa tenaga kerja asing hanya dapat dipekerjakan apabila tidak ada kandidat lokal yang sesuai dan hanya pada posisi yang tidak tercantum dalam daftar posisi terlarang yang dikelola Kementerian Ketenagakerjaan.

Posisi tertentu tertutup secara permanen bagi tenaga kerja asing, termasuk peran manajemen sumber daya manusia. Alasannya adalah posisi yang melibatkan pengelolaan tenaga kerja Indonesia, kontrak kerja, dan hubungan industrial harus dipegang oleh warga negara Indonesia. Perusahaan yang menempatkan warga negara asing dalam peran Direktur HR atau Manajer HR, meskipun dengan jabatan alternatif, berisiko mendapat penolakan izin kerja. Potensi tindakan penegakan hukum juga dapat menyertai.

Pembatasan lain berlaku untuk sektor tertentu termasuk kesehatan, hukum, dan beberapa layanan yang terhubung dengan pemerintah. Daftar posisi diperbarui melalui keputusan menteri dan XPND memantau perubahannya untuk memastikan permohonan izin kerja di sektor yang terdampak mencerminkan cakupan yang diizinkan saat ini.

Apa yang Terjadi Ketika Izin Kerja Tidak Dikelola Setelah Persetujuan

Pengesahan RPTKA berlaku hingga dua tahun dan harus diperpanjang untuk melanjutkan hubungan kerja yang sah. Proses perpanjangan tidak berjalan otomatis dan tidak sekadar mereplikasi pengajuan awal.

Saat perpanjangan, Kementerian Ketenagakerjaan menilai apakah rencana alih pengetahuan telah dilaksanakan, apakah peran tenaga kerja asing dan kesesuaian KBLI masih relevan, serta apakah kualifikasi tenaga kerja asing masih membenarkan posisi tersebut. Jika data OSS perusahaan telah berubah sejak persetujuan awal, baik melalui pembaruan KBLI, perubahan alamat, maupun restrukturisasi kepemilikan, pengajuan perpanjangan harus mencerminkan profil perusahaan yang diperbarui atau tidak akan lolos penilaian kelayakan.

Izin kerja yang kedaluwarsa tanpa perpanjangan tidak sekadar berakhir secara administratif. Tenaga kerja asing kehilangan otorisasi kerja sahnya pada hari kedaluwarsa, dan catatan sponsor perusahaan dalam sistem TKA Online menampilkan izin aktif yang belum diselesaikan. Hal ini memengaruhi kemampuan perusahaan untuk mengajukan permohonan RPTKA baru bagi tenaga kerja asing lain hingga izin yang kedaluwarsa tersebut ditutup dengan benar.

XPND memantau jendela perpanjangan untuk semua izin kerja yang dikelola dan memulai proses perpanjangan dengan waktu yang cukup untuk memastikan tidak ada celah dalam otorisasi kerja yang sah.

Mengelola beberapa tenaga kerja asing di berbagai posisi atau siklus perpanjangan? XPND dapat membangun sistem manajemen terstruktur untuk tenaga kerja Anda.

Bagaimana XPND Mengelola Proses Izin Kerja

Asesmen KBLI dan posisi sebelum pengajuan 

XPND meninjau posisi yang diusulkan terhadap kode KBLI terdaftar perusahaan sponsor dan daftar posisi yang diizinkan Kementerian Ketenagakerjaan saat ini sebelum RPTKA apapun disusun. Jika ada ketidaksesuaian, XPND mengidentifikasi apakah pembaruan KBLI diperlukan atau apakah posisi dapat dideskripsikan secara akurat dalam klasifikasi yang ada.

Penyusunan dokumentasi RPTKA dan rencana alih pengetahuan 

XPND menyiapkan pengajuan RPTKA lengkap termasuk justifikasi posisi, pemetaan kualifikasi tenaga kerja asing, masa kerja, dan rencana alih pengetahuan terstruktur yang menyebutkan pendamping TKA Indonesia yang nyata serta mendefinisikan kegiatan transfernya. Rencana ini disusun agar dapat bertahan dalam pengawasan Kementerian Ketenagakerjaan baik pada penilaian awal maupun tahap perpanjangan.

Koordinasi HPK RPTKA dan Pengesahan RPTKA 

XPND mengelola pengajuan melalui sistem TKA Online, merespons pertanyaan Kementerian Ketenagakerjaan selama penilaian kelayakan, mengoordinasikan pembayaran DKP TKA melalui platform SIMPONI, dan memantau transmisi data dari sistem Kementerian Ketenagakerjaan ke sistem keimigrasian untuk memastikan proses VITAS dimulai dengan benar.

Manajemen perpanjangan dan pemantauan kepatuhan 

XPND memantau tanggal kedaluwarsa Pengesahan RPTKA dan memulai perpanjangan dalam jendela waktu yang tepat. Pada setiap perpanjangan, XPND meninjau apakah data OSS dan KBLI perusahaan tetap konsisten dengan persetujuan awal dan menyiapkan dokumentasi yang diperbarui apabila ada perubahan.

Memulai perekrutan baru atau memperpanjang izin yang ada? Hubungi XPND sebelum jadwal menjadi terlalu ketat.

Mengapa Izin Kerja

Bagi perusahaan manapun yang menempatkan talenta asing di Indonesia, izin kerja adalah fondasi hukum dari penempatan tersebut. Tanpa Pengesahan RPTKA yang valid, tenaga kerja asing tidak memiliki otorisasi kerja yang sah terlepas dari kontrak kerja, jenis visa, atau urgensi kebutuhan bisnis.

Perusahaan yang mengelola ini dengan baik memperlakukan RPTKA bukan sebagai pengajuan satu kali, melainkan sebagai kewajiban kepatuhan berkelanjutan yang berjalan seiring dengan hubungan kerja. KBLI tetap relevan. Pendamping TKA Indonesia adalah nyata. Perpanjangan dimulai sebelum kedaluwarsa.

Perbedaannya sederhana: program izin kerja yang dikelola dengan benar berjalan tanpa hambatan. Yang tidak dikelola dengan baik menciptakan krisis di momen yang paling tidak tepat.